Сотрудник представил в бухгалтерию только квитанцию к приходному кассовому ордеру с авансовым отчетом. СИТУАЦИЯ 2.Производственной необходимости в доставке нет, работники могут сами добираться до работы и обратно. В этих случаях у компании едва ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — собственным или сторонним транспортом организовать их доставку до работы и обратно.
Заметим, что на самом деле из п. 26 ст. 270 НК РФ прямо не следует, что затраты на доставку работников до работы и обратно можно включать в расходы, только если соблюдаются оба названных условия. Однако фирма обеспечивает им доставку, предусмотрев это в трудовом (коллективном) договоре.
Если для доставки сотрудников до работы нет объективных производственных причин, к тому же подтвержденных документально, то доставка влетит фирме в копеечку. Ее стоимость нельзя будет учесть в расходах, а также она будет облагаться НДС, НДФЛ и страховыми взносами.
Если она на это не пойдет, то просто не сможет правильно начислить НДФЛ и страховые взносы. Доставку сотрудников обычно организуют фирмы, для которых эта статья расходов — далеко не в первом десятке. Однако в п. 26 ст. 270 НК РФ сказано, что не включается в состав расходов оплата проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутами, ведомственным транспортом.
Исходя из этого, мы считаем, что рискованно относить на расходы доставку работников в случае удаленного месторасположения компании без наличия такого условия в трудовых (коллективных) договорах. При поездке на служебном транспорте до места работы и обратно сотрудники компании фактически получают бесплатную услугу. В первую очередь, в том, чтобы работник был вовремя на рабочем месте, заинтересован работодатель.
Арбитры указывают, что если у работников нет возможности доехать до места работы общественным транспортом, то у них не будет дохода в натуральной форме со стоимости бесплатной доставки. Так же как и для целей налогообложения НДФЛ, при определении базы по страховым взносам учитываются выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг). Доставка работников до места расположения организации по причине удаленности компании в этом списке не указана.
Для этих целей организации ведут по каждому сотруднику карточки по учету выплат физическим лицам и сумм начисленных страховых взносов. Следовательно, если нет данных персонифицированного учета, то и начислить взносы нельзя.
Между тем ежедневно питание в столовой получали не все работники компании. Суд установил, что перевозка работников к месту работы и обратно была предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка и обусловлена технологическими особенностями производства. Люди, выполняющие примерно одни и те же функции, работают в одном помещении, что, в принципе, тоже не лишено смысла.
Конечно, наряду с достоинствами, у таких офисов есть и недостатки. Основной — это негативное влияние работы в таком месте на психологический настрой сотрудников с результатом в виде падения продуктивности. Здесь, в среднем, производительность труда сотрудников на 15% менее эффективна, чем у сотрудников компаний с с другими типами офисов.
Нельзя одновременно быть погруженным в выполнение очередного важного задания и в то же время заниматься еще беседой с соседом, реагировать на шум или делать еще что-то. Все эти телефонные переговоры поблизости, движения соседей, шум, мелькания проходящих мимо сотрудников мешают погружению в работу. Но, как показывают результаты опросов, и здесь сотрудники недовольны — атмосферу в «тихих» офисах называют гнетущей.
Нет персонифицированного учета, нет и страховых взносов
Это особенно характерно для того самого открытого офиса без кабинок, где лишь столы, стоящие в ряд, компьютеры и кресла. Да, человек может работать практически в любых условиях, но все же качество такой работы будет не слишком высоким. Считается, что офис открытого типа — это хороший способ сэкономить на кабинетах для всех сотрудников, планировке и т.п.
С этого года применяется только ОКВЭД2. ФНС напоминает, что с 01.01.2017 администрированием страховых взносов будут заниматься налоговики. Типичный пример, где присутствуют оба этих фактора, — магазины в мегамоллах, расположенных за чертой города, или производственные предприятия, находящиеся в промзонах.
Не нужно начислять НДС и в ситуации, когда доставка работников осуществляется на основании соответствующих договоров с транспортными компаниями. Унификация стиля помещения и всех элементов в этом помещении. Отметим, что в некоторых случаях суды относят к этому понятию и удаленность месторасположения организации.